CUANDO USAR EDI

Generalmente, se utiliza el EDI cuando:

* Las partes involucradas en el intercambio son autónomas y comparten un entendimiento predefinido, claro y común sobre los negocios y servicios a utilizar

* La información a intercambiar puede mapearse sobre mensajes normalizados.

Debe destacarse que aunque no se disponga de mensajes normalizados para todas las aplicaciones, ello no debe impedir la utilización del EDI. En la Sección se proporcionan directrices o guías para el diseño de nuevos mensajes EDI.

Un uso típico del EDI es la automatización de los intercambios entre un departamento y una organización externa (por ejemplo, una compañía suministradora) o entre dos grandes departamentos de la misma Administración, cada uno de ellos dotado con su propio sistema de información y diferentes formas de representar la misma información. No obstante, dentro de un mismo departamento pueden existir unidades que tienen sus propios dominios de aplicación implementados sobre diferentes sistemas informáticos, y necesitan automatizar el intercambio de datos mediante el EDI.

La existencia de conjuntos de mensajes acordados internacionalmente es el elemento clave para la automatización de los procedimientos administrativos o comerciales. Como se indicará posteriormente en el Escenario 4, el número actual de mensajes normalizados o en fase de borrador, abarca una extensa área de aplicaciones relevantes para las Administraciones Públicas.

La introducción del EDI debería decidirse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

* el volumen de documentos comerciales/administrativos intercambiados
* el actual porcentaje de error en el tratamiento de documentos sobre papel
* el coste del tratamiento y mantenimiento de documentos sobre papel
* el factor tiempo (si es crítico o no)
* el valor estratégico asignado al EDI en términos de beneficios a largo plazo.

Este análisis debería compararse con la evaluación del coste necesario para implementar una solución basada en el EDI. A los costes de contratación previstos deberían añadirse los costes derivados de procedimientos internos (por ejemplo, preparación del personal).

COMPONENTES DE EDI

• CENTRO DE COMPENSACIÓN

La función básica del Centro de Compensación es la de recibir, almacenar y reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales que los usuarios del servicios intercambian. Así, se asegura la integridad y confidencialidad de la información. En él cada empresa tiene asignado un buzón electrónico, a través del cual el usuario recibe y recupera la información que sus interlocutores comerciales le envían. La plataforma hardware del Centro es "Fault Tolerant", lo cual garantiza la plena disponibilidad del servicio: 24 horas por día, 365 días del año.

Los aspectos de seguridad tales como: control de acceso, suministro de energía eléctrica, etc. han sido especialmente cuidados, con el objeto de garantizar a los usuarios la plena integridad y confidencialidad de su información.

Los clientes sólo necesitan realizar una conexión física para intercambiar documentos con todos sus interlocutores, circunstancia que facilita el uso diario del Servicio. Además de esta simplificación introducida por el centro Servidor, existe otra serie de ventajas, como las siguientes: * Una sola conexión sirve para enviar a TODOS los destinatarios y recibir de TODOS los remitentes * Alta disponibilidad - Confidencialidad absoluta * Integridad de datos implícita en los protocolos utilizados * Mantiene y facilita control de documentos.

• RED DE TELECOMUNICACIONES

Las empresas usuarias del servicio tiene acceso al Centro de Compensación a través de la red Terrestre y/o Satelital de STARTEL. El ingreso a la misma podrá ser por medio de acceso directos (X.25, X.28) o por la red telefónica conmutada al centro más cercano (acceso RAC X.28). La elección del vínculo se determina en función del tráfico que las empresas necesitan cursar.

Los accesos a la red terrestre con que cuenta el Centro de Compensación tiene la facilidad de cobro revertido. Es decir, los clientes que se comunican con el Centro no abonan el tráfico generado en la Red.

El protocolo utilizado es el OFTP (Odette File Transfer Protocol), el cual fue diseñado especialmente para intercambios EDI y es en la actualidad el de mayor difusión.

PRINCIPALES BENEFICIOS DEL EDI

EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y beneficios para nuestra empresa entre los que se destacan :

* Agilización de procesos comerciales
* Importante disminución de errores en los documentos
* Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas "Just-in-Time"
* Ahorro de costos de administración
* Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta

PRINCIPALES CAMPOS DE APLICACION

Los típicos campos de aplicación del EDI son el intercambio de información industrial, comercial, financiera, médica, administrativa, fabril o cualquier otro tipo similar de información estructurada. Esta información, con independencia de su tipo concreto, se estructura en unos formatos que pueden ser procesados por las aplicaciones informáticas. Ejemplos de datos EDI son las facturas, órdenes de compra, declaraciones de aduanas, etc. La automatización de las interacciones por medio del EDI minimiza las transacciones sobre papel y la intervención humana, reduciéndose las tareas relativas a la reintroducción de datos, impresión, envío de documentos vía correo o vía fax. A través del EDI, las Administraciones Públicas pueden incrementar la eficiencia de las operaciones diarias y mejorar las relaciones con agentes externos como empresas, instituciones económicas y financieras, y otras Administraciones Públicas. El universo de clientes potenciales del servicio EDI es muy amplio, debido a que ésta dirigido a empresas que se relacionan comercialmente, en forma independiente de su tamaño. Como ejemplo de grupos de potenciales clientes, podemos mencionar:

* Sector de la Distribución (Supermercados y Proveedores)

* Sector de las Automotrices (Terminales, Proveedores y Concesionarios)

* Sector Farmacéutico (Farmacias y Laboratorios)

* Sector de la Administración Pública

* Sector del Transporte y Turismo

VENTAJAS DE EDI

Al contar con nuestro servicio, usted podrá considerar una serie de beneficios y ventajas, tales como:

· Reducción del tiempo en el ciclo recepción de orden/embarque.

· Mejor planeación de su producción.

· Un mejor manejo de inventarios.

· Menores situaciones de urgencia.

· Su mercancía estará a tiempo en el piso de ventas.

· Agilización en la recepción de su mercancía al ir ésta previamente etiquetada.

· Reducción de llamadas telefónicas y el envío de cartas, formas, faxes, etc.

· Optimización del tiempo para su Grupo de Ventas.

· Mejor información sobre el estado de la orden.

¿ QUE FUNCIONALIDAD OFRECE EDI ?

Intercambio electrónico de datos es el intercambio entre sistemas de información, por medios electrónicos, de datos estructurados de acuerdo con normas de mensajes acordadas. A través del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio común, que se lleva a cabo mediante la transmisión de datos electrónicos estructurados.

En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar información comercial estructurada. El EDI establece cómo se estructuran, para su posterior transmisión, los datos de los documentos electrónicos y define el significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la información necesita un servicio de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros).

Debe destacarse que el EDI respeta la autonomía de las partes involucradas, no impone restricción alguna en el procesamiento interno de la información intercambiada o en los mecanismos de transmisión.

Las tendencias de las grandes empresas en la actualidad es la de optimizar y simplificar todas las operaciones de su empresa; para lograr esto, tiene que adoptarse métodos modernos de administración, producción, control y comunicación, entre los cuales se encuentra EDI. En este momento todos los grandes almacenes del país, se encuentran empeñados en la implantación del EDI dentro de sus procedimientos diarios de comunicación con sus proveedores, esto significa que la comunicación entre almacén-proveedor, proveedor-almacén va ser en adelante de acuerdo a las normas de EDI o sea en forma electrónica. Usted en un futuro muy próximo no va recibir más pedidos de sus clientes impresos en un papel pues su cliente no los imprimirá más, en vez de un papel, su cliente le enviará un mensaje de computadora cifrando en formato EDI, si usted desea seguir vendiendo sus productos o servicios, debe de ser capaz de recuperar e interpretar los mensajes EDI dirigidos a usted por sus clientes. Como todos los grandes almacenes tienen sus propias administraciones, cada uno de ellos se encuentra en una etapa diferente de implantación de EDI en sus empresas, pero todos se encuentran trabajando en ello. Tal vez algunos de sus clientes ya le ha dado aviso de que debe usted buscar la forma de recibir sus mensajes EDI pues ya no le entregará un solo pedido más en la forma que tradicionalmente lo ha venido haciendo.

EDI (Electronic Data Interchange)

¿ QUE ES EDI ?

El EDI (Electronic Data Interchange) es intercambio electrónico de datos de computadora a computadora entre Socios Comerciales (cadenas), con la finalidad de ahorrar tiempo al eliminar los tradicionales métodos de preparación y envío de documentos a través de mensajería. A la vez, tiene la ventaja de ser un método más seguro y confiable para el manejo de información.

Entre las transacciones disponibles actualmente se encuentran entre otras:
REPORTE DE VENTAS E INVENTARIOS
ORDENES DE COMPRA
CATALOGO DE PRECIOS DE VENTA
AVISO ANTICIPADO DE EMBARQUE (ASN)
PROGRAMAS DE ENTREGA, ETC.